المهام الأساسية لعمل لجنة الضيافة
للمؤتمر العالمي الثاني عشر
المغرب ـ مراكش

o مهام فريق السكن:
استقبال الضيوف عند بوابة الفندق.
تحديد غرف وأجنحة الضيوف حسب القوائم المعتمدة قبل انعقاد المؤتمر.
إنهاء إجراءات تسجيل الضيوف واستلام صور جوازاتهم وتعبئة نموذج الدخول أثناء قدومهم من المطار.
التأكد من تهيئة الغرف وجاهزيتها ووضع كامل المواد الثقافية والإرشادات بالتنسيق مع أمانة المؤتمر واللجنة العلمية.
الاتصال بالضيوف والتواصل معهم واستقبال الشكاوى والملحوظات والمقترحات على تحويلة محددة على مدار الساعة داخل الفندق.
التأكيد على الضيوف بضرورة الالتزام بالمدة المحددة لبقائه في الفندق.
إنهاء إجراءات المغادرة وتسليم الغرف أولاً بأول.
إعداد خطاب توضيحي لجميع الضيوف يُحدد فيه الأشياء التي تلتزم بها إدارة المؤتمر في السكن والتنقل والإعاشة (الوجبات الثلاث الأساسية).

o مهام فريق التموين:
توفير المشروبات من (ماء ، عصير) من خارج الفندق لكل غرفة.
التأكد من وجود لوحات خاصة بالمؤتمر في أماكن مختلفة من الفندق وتنسيق ذلك مع اللجان الإعلامية.
إعداد حفل غداء الافتتاح الرسمي والإشرا ف عليه.
متابعة ضيافة الحضور أثناء الجلسات سواءً لكبار الشخصيات أو عامة الضيوف.
متابعة وإعداد وجبات الضيوف مع الفندق (الإفطار ، الغداء ، العشاء).
متابعة إعداد الوجبات الخفيفة (الكوفي بريك) بين الجلسات والتنسيق مع فريق القاعات عن موعد البريك والاستراحة.

o مهام فريق القاعات:
تحديد مداخل خاصة لكبار الضيوف وأخرى لعموم المشاركين.
التأكد من وجود بطاقات الدعوة أثناء دخول الضيوف للقاعات الرئيسية.
الحفاظ على النظام والهدوء داخل القاعات.
توزيع أوراق الأسئلة والمداخلات وإيصالها للجنة أمانة المؤتمر.
إعداد لافتات بأسماء الضيوف والمتحدثين أثناء الندوات والجلسات.
متابعة توفير جميع الخدمات داخل القاعة ( الصوت، الترجمة، التكييف الإضاءة ..).
التنسيق مع أمانة المؤتمر لمعرفة مواعيد الجلسات والجدول الزمني اليومي.
التنسيق مع لجان المؤتمر الأخرى لمعرفة الاحتياجات من القاعات والأماكن لكل لجنة.

لجنة الضيافة        hospitality@wamy.org

الصفحة الرئيسية | أخبار المؤتمر | نبذة عن المؤتمر | المؤتمرات السابقة | لجان المؤتمر | بحوث المؤتمر | برنامج المؤتمر | اتصل بنا
الندوة العالمية للشباب الاسلامي © 2014 www.wamy.org